«Электрондық құжаттар архивтері: теория, әдістеме және тәжірибе» оқу курсының маңыздылығы

Мухтaрoвa Aйгeрим Мурaтқызы

Әл-Фараби атындағы ҚазҰУ-дың 2-курc мaгиcтрaнты

Ғылыми жeтeкшici: Төлeбaeв Тұрғaнжaн Әбeуұлы т.ғ.д., прoфeccoр

Электрондық құжаттар архиві – бұл іс қағаздарын жүргізу қызметі мен құжат айналымын автоматтандыруды арнайы бағдарламалармен жабдықтаушылар ойлайтындай жай ғана дербес сервер, компьютер немесе ақпаратты дерек көздерін сақтайтын орын ғана емес; бұл және пайдаланушыға керекті электрондық ақпаратты тауып беруге арналған іздестіру жүйесі де ғана емес. Жалпы, мақсат, міндеті жағынан электронды құжаттар архиві (соның ішінде әсіресе мемлекеттік архив) кәдімгі дәстүрлі архивтен ешқандай айырмашылығы жоқ. Бұл, ең әуелі, құжаттардың құндылығын сараптаудан бастап, оларды пайдалануға дейінгі архивтік сақтау ісінің бүкіл циклін қамтамасыз ететін технологиялар мен өндірістік процестер болып табылады. Ол құжаттардың есебін алу, сипаттау, сақталуын қамтамасыз ету және ғылыми-анықтамалық аппараттарын жетілдіру секілді іс-шаралар арқылы жүзеге асырылады.

Болашақ архивші мамандардың электронды құжаттар архивінің теориялық негіздері мен қолданбалы аспектілері туралы түсініктерін қалыптастыру, электронды құжат айналымы жүйесінде жұмыс жасау дағдыларын дамыту мақсатында, әл-Фараби атындағы ҚазҰУ-дың, Тарих, археология және этнология факультетінде «Электрондық құжаттар архивтері: теория, әдістеме және тәжірибе» оқу курсы оқылады.

Пәнді меңгеру нәтижесінде біз, магистранттар:

- электронды құжатар архивінің теориялық негіздерін және қолданбалық аспектілерін анықтау;

- электронды құжаттың қолданудың және архивте сақтауды ұйымдастырудың құқықтық негіздерін жүйелеу;

- электронды құжаттармен жұмыс жасауды және архив ісін ұйымдастырудың ақпараттық технологияларын қолдану;

- мәтіндік, кесте, сызба, мультимедиялық құжаттарды және мәліметтер базасын құруда заманауи компьютерлік технологияларды талдау;

- автоматтандырылған жүйелерді архив жұмысына енгізудің негізгі сатыларын анықтау сияқты дағдыларды үйрендік.

Пәнді оқып-үйренуде келесі аспектілерді зерттедік:

• Электронды құжат, электронды құжаттың заңдық күші, электронды қолтаңба, электронды архивтер, электронды құжаттар архивтері;
• Электронды құжаттаманың архивтік сақтау нысаны ретіндегі ерекшеліктері:
• Электронды құжаттарды сақтаудың құқықтық аспектілері;
• Электронды құжаттарды сақтау бойынша жалпы теориялық және тәжірибелік ұсынымдары;
• Құжаттарды дәстүрлі тасымалдағыштарда цифрлау электронды архив құрудың сатысы ретінде;
• Корпоративті электронды архивтер;
• Электронды құжаттарды мемлекеттік архивтерде сақтауды ұйымдастыру;
• Электронды архивтерді құруға қажетті заманауи аппараттық-бағдарламалық құралдар;
• Электронды құжаттарды сақтау технологиясы және ақпараттық жүйелердегі ақпаратты қорғау.

Қазір электрондық құжаттар бойынша жұмыс жүргізу ісінде мынадай проблемалар бар: электрондық құжаттар бойынша жүргізілетін жұмыстарды нормативтік-әдістемелік құралдармен қамтамасыз ету деңгейі ақпараттық-технологиялық тұрғыда қамтамасыз ету деңгейінен артта қалып келеді. Атқарушы билік органдарындағы электрондық құжаттар бойынша жүргізілетін жұмыстарға қолданылатын техникалық жабдықтардың әр тектілігі. Басқару органдарындағы құжаттаманы басқару ісін автоматтандыру жөнінде қолданылатын бағдарламалық құралдардың әр түрлілігі. Құжаттарды басқарудың автоматтандырылған жүйесі мен құжаттарды мұрағаттық сақтау ісінің ұштаспауы.

«Электрондық құжаттар архивтері: теория, әдістеме және тәжірибе» оқу курсы, біздің елімізде және шетелде электронды құжат айналымының тарихын және қазіргі күйін жүйелі түрде таныстыру және түсіну мүмкіндігі, болашақ мамандарға жоғарыда айтылған проблемаларды шешудегі тәжірибесін зерттеуге және архивта электрондық құжатты сақтау перспективалары туралы идеясын меңгеруге негіз болды.

Әлеуметтік желілерде бөлісіңіз: