Цифрлық трансформация процесінде басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етудің негізгі әдістемелік аспектілері

Бүгінгі заманда «Цифрлық трансформация» деген сөзді көп естиміз.Бірақ ол тек жаңа бағдарламаларды орнату немесе компьютерлерді жаңарту емес. Бұл-ұйым ішіндегі бүкіл жұмыс мәдениетінің,ойлау тәсілінің,құжат жүргізу дәстүрінің бірден өзгеруі.Әсіресе құжаттама саласы цифрлық өзгерістердің өзегіне айналып отыр.Қарапайым тілмен айтқанда,бұрын құжат іздеу үшін шкафты ақтарып,әр бетті қолмен тексеру қажет болса,қәзір бәрін бір ғана цифрлық жүйе басқара алады.Осы үлкен өзгеріс басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету процестеріне жаңа әдістер,жаңа талаптар және жаңа мүмкіндіктер алып келді.

         Қағаздан цифрға:құжаттың «екінші өмірі»

Құжаттың цифрлық форматқа ауысуы-оның жаңа өмір бастауымен тең.Бұрын бір кабинеттен екінші кабинетке құжат қағаз күйінде «саяхат жасайтын»болса,қәзір ол секунттардың ішінде кез келген қызметкерге жете алады.Цифрлық форматқа көшкен құжат тек сақталу үшін ғана емес,ұйым жұмысын басқаруға,бақылауға және талдауға қолданылады.

         Бақылау: әр құжаттың мәртебесі нақты көрінеді-жасалды,тіркелді,келісілді,орындалды.

         Талдау: қай құжат кешігуде,қай бөлімде процестер баяу жүріп жатыр-бәрі цифрлық жүйеде көрініп тұрады.

         Автоматтандыру: жүйе құжатты қажетті орындаушыға өзі жібереді,ескерту жасайды,мерзімін қадағалайды.

Цифрлық трансформация кезінде басқаруды құжаттама арқылы қамтамасыз ету тек техниканы орнату емес,оның әдістемелік негізін ұйымдастыруды талап етеді.Мұнда «әдістеме» дегеніміз-құжаттардың жасалу, тіркелу,өңделу, және сақтау тәртібін жүйелі,тиімді және бақылауға ыңғайлы етіп ұйымдастыру жолдары.Цифрлық трансформация кезінде ұйымның құжаттамалық процестері ерекше назарға алынады,себебі құжаттар-басқарушылық шешімдердің ақпараттық базасы.Құжаттамалық процестер уақытылы және сапалы ақпарат бермесе,цифрландырудың тиімділігі төмендейді.

         Бүгінгі күнде кез келген ұйымның жұмысын цифрлық жүйесіз елестету қиын.Сол себепті ұйымдарда электронды құжат менеджменті жүйесі (ЭҚМЖ) еңгізу-тек технологиялық жаңалық емес,жұмыс процесін толық автоматтандырудың негізгі құралдарының бірі болып отыр.ЭҚМЖ ұйымдағы құжаттардың «миы»сияқты.Барлық құжаттар осы жүйеге келіп тіркеледі,сақталады,қажет кезде жылдам табылады.

Кез келген ұйымдағы құжат айналымы-тек қағаз парақтары емес,басқарудың негізгі жүйесі.Ал егер құжат айналымы баяу жүрсе,ақпарат кеш жетсе немесе құжаттар жоғалса, онда басқару процесі тежеліп,ұйымның жұмысы қиындайды.Сол себепті құжат айналымын цифрлық форматқа көшіру,яғни цифрландыру,қәзіргі заманғы басқарудың маңызды элементіне айналды.

Стандарттау-құжат айналымының «Құпия рецепті»

Сен ойла,әр қызметкер құжатты өзше толтырады делік: біреу «Бекітілді» деп жазады,екіншісі «Расталды», біреу күнді айқындамайды,үшіншісі тіркеу номерін қате қояды.Нәтижесінде,құжат іздеуге шығып,бір сағат емес,тіпті бірнеше күн кетуі мүмкін.Міне, осындайды болдырмайтын құрал-стандарттау.Стандарттау бұл «бәрі бірдей болсын,бәрі түсінікті болсын» деген ереже.Бұл тек қағаз үшін емес цифрлық құжат айналымында да ең маңызды құрал. Яғни-құжатқа « жылдам іздеу суперқабілетін»сыйлайды. Электрондық жүйеде бұл құрылым тек визуалды емес,жүйе автоматты түрде тексереді.Егер бір бөлім бос қалса,құжат тіркелмейді.

 Қортындылай келе:

Барлық аспектілерді біріктіріп қарасақ,бір нәрсе анық көрінеді:цифрлық құжат айналымы тек технология емес, басқарудың жаңа деңгейі.Ол ұйымның ішкі мәдениетін өзгертіп, қызметкерлерді цифрлық ортаға бейімдейді,басқару шешімдерін жылдам және дұрыс қабылдауға мүмкіндік береді.Стандартталған,әдістемелік тұрғыдан ұйымдастырылған және электрондық жүйеде енгізілген құжат айналымы-ұйымның жұмыс тиімділігін арттыратын,адами қателіктерді азайтатын,процестерді толық бақылауға мүмкіндік беретін басты құрал болып табылады. Ұйымның басқару мәдениетін жаңа деңгейге көтеру,ақпаратты басқаруды заманауи тәсілі және қызыметкерлермен басшылық үшін сенімді,жылдам әрі тиімді құрал.Осылайша, стандарттау,цифрландыру,әдістемелік қамтамасыз ету және электрондық жүйе біріктірілгенде,құжаттар тек ақпарат көзі емес,ұйымның басқарудың сенімді,жүйелі және тиімді механизміне айналады.

Бақытқажықызы Аяулым

Жақсылық Диана

Алматы көпсалалы колледжі,Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету және архивтану мамандығы,2-курс.

Ғылыми жетекшісі: Әлеуметтік ғылымдар магистрі,өндірістік оқу шебері және арнайы пәндер оқытушысы Мұқан Айман Орынбасарқызы